J'embauche mon premier salarié en CDI : checklist des obligations de l'employeur

Recruter son premier salarié en CDI est un cap. Entre déclaration préalable, informations obligatoires à remettre, santé au travail, paie et aides financières, la marge d’erreur est faible. Voici la checklist 2026, opérationnelle et à jour, pour sécuriser votre première embauche.

Checklist express (ordre chronologique)

• J-15 à J-8: choisir la convention collective, ouvrir/paramétrer vos comptes paie (DSN), adhérer au service de prévention et de santé au travail, sélectionner mutuelle/prévoyance.
• J-8 à J-0: effectuer la DPAE (Urssaf) au plus tard avant la prise de poste; préparer le CDI et le document d’informations obligatoires.
• Jour J: accueil sécurité, remise des documents (contrat, règlement/notes, charte informatique/télétravail le cas échéant), inscription au registre unique du personnel.
• J+7: transmettre les 1res informations écrites obligatoires (14 items répartis sur 7 jours/1 mois selon le cas).
• Fin du 1er mois: compléter les informations restantes; vérifier affiliation AGIRC-ARRCO, mutuelle, prévoyance; programmer la VIP (visite d’information et de prévention).
• 1re paie: éditer le bulletin conforme, envoyer la DSN, régler cotisations sociales.

1) DPAE : le sésame avant toute prise de poste

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est obligatoire et doit être faite au plus tard avant le début du contrat (au plus tôt 8 jours avant). Elle s’effectue en ligne via l’Urssaf (net-entreprises). Elle déclenche notamment l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale et l’affiliation à l’assurance chômage. Le défaut de DPAE est sanctionnable (amende par salarié et risque de qualification en travail dissimulé en cas de manœuvres frauduleuses) (Service-Public – Formalités d’embauche).

2) CDI écrit et 14 informations obligatoires à remettre

CDI écrit : fortement recommandé

Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas toujours imposé par la loi, mais il est vivement conseillé (et parfois exigé par la convention collective). Précisez a minima : identité des parties, poste/missions, lieu(x), date de début, rémunération et éléments variables, durée/conditions de la période d’essai, durée du travail, convention collective, clauses spécifiques (confidentialité, non-concurrence si justifiée, propriété intellectuelle adaptée au poste). Voir les mentions et clauses usuelles (Juritravail – CDI : mentions & clauses).

Information écrite au salarié : 14 items, des délais stricts

Depuis l’évolution du cadre européen transposée en droit français, l’employeur doit communiquer par écrit au salarié 14 informations sur la relation de travail, certaines dans les 7 jours calendaires suivant le premier jour de travail effectif, d’autres au plus tard dans le mois (ex. identité des parties, lieu de travail, fonctions, date de début, durée/organisation du temps de travail, rémunération, procédures de rupture, organismes de sécurité sociale, etc.). Un récapitulatif utile est disponible (PayFit – Mentions obligatoires 2026) et la logique est rappelée par l’administration pour les formalités d’embauche (Service-Public).

3) Convention collective, minima et clauses sensibles

Identifiez la convention collective applicable (activité réelle de l’entreprise) et respectez ses minima salariaux, classifications, primes, prévoyance et périodes d’essai. Pour les startups tech, l’arbitrage Syntec/Bureaux d’études est fréquent : voir notre guide pour choisir la convention collective adaptée.

Période d’essai : pour être opposable, elle doit être écrite et respecter les durées maximales légales/conv. (ex. 2 à 4 mois selon la catégorie, renouvelable sous conditions) (Juritravail). Prévoyez aussi des clauses adaptées à votre activité (confidentialité, propriété intellectuelle, non-concurrence si proportionnée et indemnisée, mobilité si nécessaire). Pour des postes hybrides/remote, encadrez le télétravail via une charte.

4) Santé, sécurité et santé au travail

• Adhésion au Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) avant l’embauche et programmation de la VIP (visite d’information et de prévention) dans les 3 mois, ou avant l’affectation pour postes à risque.
• Document unique d’évaluation des risques (DUERP) dès le 1er salarié, formation sécurité et livret d’accueil sécurité.
• Registre unique du personnel, tenue des affichages obligatoires (horaires, coordonnées inspection/travail, consignes sécurité, égalité pro si seuils, etc.).

Le guide « première embauche » de l’administration détaille ces incontournables pratiques et juridiques (DRIEETS – Guide première embauche).

5) Paie, organismes sociaux et protection sociale

• AGIRC-ARRCO : affiliez votre salarié à la retraite complémentaire (cadres/non-cadres) et paramétrez votre logiciel de paie.
• Mutuelle d’entreprise (complémentaire santé) obligatoire pour tous, avec participation patronale minimale; prévoyance selon statut (ex. cadres) et convention collective.
• DSN mensuelle, bulletin de paie conforme et paiement des cotisations.

Les étapes clés URSSAF, assurance chômage, et déclarations sociales sont rappelées par l’administration (Service-Public).

6) Transparence des offres et emplois seniors : ce qui change en 2026

En 2026, l’exigence de transparence progresse : les règles publiées par le ministère du Travail précisent l’évolution des obligations applicables aux offres d’emploi et au marché du travail (Travail-Emploi – Ce qui change). Parallèlement, le cadre de l’emploi des salariés seniors évolue avec de nouveaux dispositifs incitatifs pour sécuriser leur embauche et leur maintien dans l’emploi (Service-Public – Emploi des seniors).

7) Aides à l’embauche (dont 1er salarié) en 2026

Selon votre situation (secteur, localisation, âge/profil du salarié, contrat), vous pouvez mobiliser des aides nationales ou territoriales. Consultez des panoramas actualisés des aides à l’embauche 2025/2026 (Baker Tilly) et la liste dédiée au premier salarié (Propulse by CA).

8) Erreurs fréquentes (et comment les éviter)

• DPAE trop tardive : expose à amende et risque de contentieux; anticipez 8 jours avant la prise de poste (Service-Public).
• Période d’essai non écrite : elle devient inopposable (préavis et indemnités potentiels). Sécurisez-la par écrit (Juritravail).
• Oubli des 14 informations : défaut d’information = manquement de l’employeur; remettez un mémo d’information distinct du contrat (PayFit).
• Absence d’adhésion au SPST : manquement en santé/sécurité; adhérez avant l’embauche et planifiez la VIP (DRIEETS).
• Convention collective ignorée : risques sur salaires minima/prévoyance. Faites valider votre CC et vos classifications; notre guide « Syntec ou Bureaux d’études » vous aide à trancher.

Cas pratique — Un client (startup SaaS early-stage) a fait démarrer son premier CDI avant la DPAE et sans clause écrite d’essai. Contrôle: DPAE régularisée avec pénalités, et période d’essai jugée inopposable. Résultat: préavis et indemnités versés lors de la rupture. Depuis, nous lui avons fourni un pack embauche standardisé (CDI + mémo « 14 infos » + check sécurité) et un cadre télétravail. Zéro incident depuis.

9) Modèle de checklist à copier-coller

• Déterminer la convention collective et la classification du poste.
• Adhérer au SPST et prévoir la VIP; mettre à jour le DUERP.
• Choisir mutuelle/prévoyance; paramétrer la paie (DSN, taux AT/MP).
• Rédiger le CDI (période d’essai, temps de travail, rémunération, clauses).
• Préparer le document « 14 informations » (7 jours/1 mois).
• Effectuer la DPAE avant l’entrée; vérifier le droit au travail (si étranger).
• Inscrire au registre unique; remettre livret/consignes sécurité.
• Jour J: accueil sécurité, signature des documents, remise notices mutuelle.
• J+7/J+30: finaliser les informations écrites et la VIP.
• Fin de mois: bulletin de paie, DSN, cotisations AGIRC-ARRCO/Urssaf.

Si vous hésitez encore entre renforcer l’équipe avec un CDI ou poursuivre en prestation, évaluez le risque de requalification d’un freelance. Et pour fidéliser votre premier talent, comparez BSPCE, BSA, AGA adaptés aux startups.

FAQ rapide

La DPAE est-elle obligatoire et quand la faire ?

Oui. Au plus tard avant la prise de poste (au plus tôt 8 jours avant), via l’Urssaf. Sanctions en cas d’omission (Service-Public).

Le CDI doit-il être écrit ?

Pour un CDI temps plein, l’écrit n’est pas toujours imposé, mais l’information écrite « 14 infos » l’est. En pratique, remettez un CDI écrit + un mémo d’informations (PayFit).

Quelles obligations santé au travail ?

Adhérer au SPST avant l’embauche, organiser la VIP (3 mois max ou avant poste à risque), DUERP et prévention sécurité (DRIEETS).

Quelles aides mobiliser pour un premier salarié ?

Vérifiez les dispositifs nationaux/locaux 2025/2026 et ceux ciblés « premier salarié » (Baker Tilly) et (Propulse by CA).

Quelles nouveautés en 2026 ?

Renforcement de la transparence et dispositions emploi seniors précisées par le ministère du Travail (Travail-Emploi) et (Service-Public).